Uygun E-posta Etik Kurallarının Önemi

Gönderen kişi hakkında merak ettiğiniz e-postaları hiç aldınız mı? Ya da daha kötüsü, daha sonra pişman olduğun bir e-posta yolladın mı?

Kötü bir e-postanın alınışında olmanız, başınızı sallayarak ve diğer kişinin düşündüğü şeyleri anlamaya çalışmanızı sağlayabilir. Onu gönderen kişi, büyük bir günü mahvedebilir ve daha sonra olumsuz yansımaları olabilir.

Bir e-postayı sıkıştırmanın hızı, onu tercih edilen iletişim yöntemi haline getirmiştir. Bir kişisel veya iş e-postası gönderip göndermeyeceğiniz, uygun etik kurallara uyulmasının ardından iletişim bozukluğunu veya zor duyuları önlemek önemlidir.

Alıcının tedavi edilmesini istediğiniz gibi ele alarak Altın Kuralı izleyin. Herhangi bir e-postada "gönder" i tıklamadan önce bir dakikanızı ayırın ve fazladan bir okuma yapın. E-postanın etkin kullanımı sizi amirinizle birlikte olumlu bir ışığa sokabilir ve hatta bir promosyon zamanı geldiğinde size bir avantaj sağlayabilir.

• 10'dan 10

  Gizlilik

  Şirketinizin ve kişisel e-postanızın özel olmayabileceğini unutmayın. Şirketiniz ofisten gönderilen her şeyi okuma hakkına sahiptir, bu yüzden asla işten kişisel veya yüksek derecede hassas bilgi yazmayın ve gönderin. Evden kişisel e-posta iletilebilir, bu yüzden yanlış kişiye ulaşırsa bir soruna neden olabilecek herhangi bir yazı yazmayın.

• 02/10

  Rahatsız edici yorumlardan uzak durun

  E-postanızda rahatsız edici yorumlardan kaçının. Bu, başka bir kişi veya şirket hakkında ırkçı, cinsiyetçi veya olumsuz sözler içerir. Saldırgan bir e-posta alırsanız, yanıtlamayın veya kimseye iletmeyin. Patronunuza yanlış yönlendirilebilecek bir şey söylemek için asla e-posta kullanmayın.

• 10/10

  Bağırmayın

  Tüm büyük harfleri yazdığınızda e-postanızın bağırarak geldiğini unutmayın. Bazı insanlar mesajlarını okumayı daha kolay hale getirdiğini düşünüyor, ancak durum böyle değil. Standart vaka harflerinde okunduğunda gözlerin üzerinde kolay bir yazı tipi kullanın.

• 04/10

  Mesajlarınızı düzenleyin

  E-postalarınızı göndermeden önce düzenleyin. Doğru dilbilgisi olduğundan emin olmak için yazım denetleyicisini kullanın ve tüm iş e-postalarına göz atın. Kendinizi her zaman yazışmalarda profesyonel olarak sunmak istersiniz. İstenilen noktayı aldığından emin olmak için yazmayı tamamladıktan sonra kişisel e-postayı kontrol edin. Tek bir kelimeyi bırakmak bir cümlenin anlamını değiştirebilir.

• 05/10

  Dikkatle yanıtla

  Aldığınız e-postalara yanıt vermenin doğru yolunu öğrenin. “To” ve “cc” alanlarındaki göndericiye ve diğerlerine çok dikkat edin. “Kayıtlı” klasörünüzün çok dağınık olmasına izin vermek yerine mümkün olduğunca çabuk yanıt verin.

  Başlıkta kimlerin listelendiğini görmeden önce “tümünü yanıtla” tuşuna basmaktan kaçının. Cevabınız listede başkalarını karıştırıyor olabilir ya da bilmediğiniz insanlara gereksiz bilgi yollayabilirdiniz. “Tümünü yanıtla” seçeneğini tıklamanız gereken tek şey, herkesin gönderdiğiniz bilgilere ihtiyacı olduğundan eminseniz.

• 06/10

  Kendinizi e-posta araçlarına alıştırın

  E-posta araçlarını ve türlerini bilir. Buna “to”, “cc”, “bcc” ve konu satırları dahildir. Ana alıcı “to” alanında olmalıdır. Bir kişiyi kopyalamanız gerektiğinde, normal olarak bu kişiyi “cc” veya karbon kopyalama alanına eklersiniz. Birisinin e-postasını alan listede başkaları olmadan kopyalanması gerekiyorsa, “bcc” veya kör karbon kopyasını kullanın. Sadece gönderdiğiniz bilgileri bilmesi gereken kişileri kopyalayın.

  Zincir e-postalarını asla iletmeyin. Bunlar hantal hale gelebilir ve insanların e-posta kutularını sıkıntı noktasına tıkayabilir. Doğru olan veya olmayan mesajları ileten kişi olmak istemezsiniz.

  İşletmeyle ilgili bir e-posta için konu satırını her zaman doldurmanız gerekir ve kişisel e-postada tercih edilir. Konu satırını olabildiğince kısa tutun ve posta başına sadece bir konu girin.

• 07/10

  Kısa tut

  Çoğu insan, uzun ve endişeli mesajlar yerine kısa e-postaları tercih eder. Mümkünse, noktanızı birkaç cümlede belirtin. Daha uzun bir mesaj için, insanların temel bilgileri bilmesini sağlayan bir giriş paragrafı ile başlayın. Birden fazla konunuz varsa, iletinizi e-posta başına bir konuyla birden fazla postaya bölün.

• 08/10

  Sesini izle

  E-posta iletişiminizde pozitif bir ton bulundurun. Çılgın sözlerin , komik olmaktan çok, ortalama ruhlu olarak karşılaşabileceğini unutmayın. Sesli iletişim için alaycı mizahı kaydedin, böylece başkalarının sesinin tonunu duyabilirsiniz. Bu ayrıca öfke içerir. Her zaman öfkeli e-posta göndermekten kaçınmalısınız ya da çalıştığınız veya önemsediğiniz birisine karşı risk alabilirsiniz.

• 09/10

  Öncelikli bayrakları takdir yetkisi ile kullanın

  Yüksek öncelikli bir işaretiniz varsa, yalnızca gerektiğinde kullanın. Çok fazla kullanmak, sonunda istediğiniz zıt etkiye sahip olacak ve e-postalarınızı alıcılar için öncelik listesinin en altına gönderecektir.

• 10/10

  İmzala

  E-postalarınızı imzalamayı unutmayın. Alıcılar, mesaja kimin gönderildiğini bulup bulmaları gerektiğinde rahatsız olabilirler. Telefonla bir cevap beklerseniz, kişinin dosyada olduğunu bilseniz bile numarayı eklediğinizden emin olun. E-postanın amacı zaman kazanmaktır ve ne yaptığını durdurmak zorunda kalmak yavaşlatır. Bir imza hattınız varsa, uygun e-posta adresi ve telefon numaraları ile güncel tutun.