Temel E-posta Görgü Kuralları

E-posta, insanların şimdi yazılı iletişim göndermenin birincil yollarından biridir ve bu muhtemelen değişmeyecektir. Kolay, hızlı ve bir damga gerektirmez.

Gitti, postada bir mektup veya yanıt için bir hafta veya daha fazla beklemeniz gereken günlerdir. Zarflarınızı tartmak ve faturalar ve mektuplar için yeterli miktarda pul almak için postaneye acil durum çalışması yapmak gerekli değildir. Aslında, pek çok insan bir mektup bile yazmamış ya da ABD Postanesi aracılığıyla bir mektup göndermemiş.

E-posta hem kişisel hem de iş dünyasında iletişim kurmanın en kolay ve hızlı yollarından biri haline geldi. Bu, Amerika Birleşik Devletleri Posta Servisi'nin işinde kalma yollarını bulmak için çabaladığı güvenilir bir fenomen haline gelmiştir.

Sürpriz yok, çoğu zaman Netiquette olarak adlandırılan e-posta görgü kuralları , mevcut kültür için sıcak bir konudur. E-postalar, her gün Amerikan nüfusunun geniş bir bölümü tarafından gönderilmektedir. Çoğu işletme , gün boyunca çalışanlarla iletişim kurmak için e-posta kullanır. Neredeyse her hanehalkı internet erişimine sahip en az bir bilgisayara sahiptir ve bu hanelerin içinde anneler, babalar, çocuklar, gençler ve hatta büyükanne ve büyükbabalar vardır, bunların hepsi ya da çoğu e-postalar gönderiyor ve gönderiyor.

Mikrodalga, internet tabanlı bir toplumda yaşıyoruz ve kimse çok daha samimi ve kişisel olmasına rağmen uzun bir mektup yazmak için zaman ayırmak istemiyor. Yine de e-postanın salyangoz postadan daha iyi çalıştığı birçok durum var.

E-posta notları oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken bazı kurallar ve yapılmaması gerekenler.

1. HAZIRLAMA. Bir e-posta yazmaya başlamadan önce, bir başlangıç ​​notu mu yoksa bir yanıt mı, kendinize bunun nasıl bir iletişim kurmak istediğinizi sormalısınız. Kısacası, yazmanızın amacı nedir? Bir kez öğrendikten sonra, hedefinizi tamamladığınızdan emin olmak için göndermeden önce tamamlanmış e-postayı okuyabilirsiniz. Eğer notu yaparsa, o zaman gönderin; Eğer metin kafa karıştırıcı, sert veya belirsiz ise, belki de tekrar başlamalısınız.

1. İletişim kurmak. Bu postayı alacak gerçek bir kişiyle iletişim kurduğunuzu unutmayın. Bunu göz önünde bulundurarak, kişiyi isim ile ele almalı ve saygılı olmalısınız. Bu, alınan bir e-postanın yanıtıysa, notta herhangi bir soru veya istekte bulunmak için zaman ayırmalısınız.
2. Nefes alın. Hepimiz bir noktada suçluluk duyuyoruz ya da başka bir şeyle karşılaşmamızı kaybettik. Size bir e-posta gönderirseniz veya öfkelenirseniz, ayni cevap vermeyin. Yüksek yola çıkın ve ya almayı kabul etmek için cevap verin ya da yanıt vermeden önce biraz zaman ayırın, böylece iyi düşünülmüş bir mesajla sakinleşip cevap verebilirsiniz. Öfkeyle asla bir e-postaya (veya başka bir iletişim biçimine) yanıt vermek istemezsiniz. Kızgın olduğumuzda, demek istediğimiz veya söylemememiz gereken şeyleri söyleme (veya yazma) eğilimindedir. E-postanız gönderildiğinde, sonsuza dek orada olduğunu unutmayın.
3. Şeffaf ol. Konu satırınız, alıcıyla neden bağlantı kurduğunuzun gerçek bir temsili olmalıdır. Posta konusuyla ilgili ifadeleri kullanın. Bir iş veya kişisel e-posta oluşturuyor olmanız bu doğrudur. Örneğin, annenize önümüzdeki hafta ziyareti hakkında bir e-posta yazarsanız, konu satırınız "Ziyaretiniz" gibi bir şey okumalıdır.

1. Araştırma. Bir iş ortağına bir e-posta gönderiyorsanız, soyadını ve adını kullanmanız uygun olacaktır. Araştırmayı yapın ve alıcıya doğru bir şekilde hitap edin. Şirketin başkanı ya Bay Taylor ya da Başkan Taylor olarak ele alınabilir.
2. Yazım denetimi. Yazılı olarak iletişim kurduğunuzda yazım denetimi kullanımı önemlidir. Hatalarla dolu bir not gönderdiğinizde, özensiz olduğunuzu veya detaylara dikkat etmediğinizi bildirir. Yazım denetimini her zaman çalıştırmayı veya otomatik olarak düzelten bir program kullanmayı deneyin. Ardından, kullanmak istediğiniz kelimelerin farklı bir şeye otomatik olarak düzeltilmediğinden emin olmak için tekrar okuyun.
3. Tashih etti. Göndermeyi planladığınız herhangi bir e-postanın hızlı bir şekilde düzeltilmesi için gerekli olan birkaç saniye veya dakika sürmelidir. Herhangi bir garip cümleyi düzenlemek veya eksik noktalama işaretlerini yerleştirmek için bu zamanı kullanın.

1. Tonu izle. Bazen bir e-posta, sizin niyetinizden farklı olabilir. E-postanızın sesi çok önemlidir ve mesajınız kadar önemlidir. Bu yazılı bir iletişim olduğundan, tonunuzun hoş olduğundan ve ne söylemek istediğinizin gerçek bir temsili olduğundan emin olmalısınız. Alıcının sesini kıkırdamadığını veya yüzündeki gülümsemeyi göremediğini unutmayın. Yazdığınız herşeyi anlatmak istemediğiniz sürece, e-postada herhangi bir şekilde yanlış yorumlanabilecek herhangi bir dilden kaçınmalısınız.
2. Kısa ve tatlı ol. E-posta gönderdiğinizde bir roman yazmamaya çalışın. Çoğu insan bir e-postada bunu okumak istemiyor. E-posta zorunlu olarak uzunsa, anahtar kavramları vurgulayarak, madde işaretlerini kullanarak veya konuyu açılış paragrafında özetleyerek alıcıya yardımcı olmaya çalışın.
3. İyi iletişim kurmak. Okuyucunuzu karıştırmak istemiyorsunuz, bu yüzden yazılarınızda net ve özlü olmak için zaman ayırın. Bir arkadaşınıza e-posta gönderiyorsanız, yazı stilinizde daha rahat olabilirsiniz. Ancak, bu bir iş iletişimi ise , uygun dilbilgisi kullanın ve daha az profesyonel görünmenizi sağlayan sembolleri veya emojileri kullanmaktan kaçının.

E-posta iletişimi çok popüler. Altın Kuralı kullanmak için zaman ayırın ve cilalı bir netiquette yanlısı olmak için uzun bir yol kat edeceksiniz.

Debby Mayne tarafından düzenlendi