07/07
Sonsuza Kadar Çalışacak Bir Kağıt Dosyalama + Depolama Sistemi Nasıl Kurulur
belchonock / Getty Images Mücadele gerçektir: kağıtların ve kağıt karmaşasının yönetilmesi çukurlardır. Bu yüzden, gerçekten kullanacağınız kolay, evde yapılabilen bir ev yerleştirme sistemi kurmak çok önemlidir. Bugün, birlikte yapacağımız şey bu.
Hedef
Hayatınızın geri kalanında gerçekten kullanacağınız bir ev dosyalama sistemini nasıl kuracağınızı öğrenin. Yaşam tarzı değişikliklerine uyum sağlamak için esnek olması gerekiyor ve basit olması gerekiyor, bu yüzden bunu gerçekten devam ettireceksiniz.
Ne İhtiyacınız Var
- Dosya dolabı veya dosya kutusu
- Asılı dosya klasörleri (yukarıda resmedilen bu renkli yazıları severim)
- Masaüstü dosya tutucu
- parçalayıcı
- Geri dönüşüm Kutusu
- Dosya klasörleri
- Etiket yapıcı veya kalem
Zamanlama
Bu bir haftasonu projesi. Uzun bir iş / okul gününden sonra hafta içi bir haftada başlamamanızı tavsiye etmiyoruz. Bunu cumartesi veya pazar sabahı bir fincan kahve ya da çay ile silahlandırın ve bu işi halletelim.
02/07
Tüm Bilgilerinizi Bir Noktada Birleştirin
Steve Heap / Getty Images Ev dosyalama sistemi kurmanın ilk adımı, tüm dosyalarınızı ve kağıtlarınızı aynı alana yerleştirmektir, böylece sıralayabilirsiniz, geri dönüşebilir ve parçalayabilirsiniz. Her şeyin bir noktada bulunması aşağıdaki avantajlara sahiptir:
- Size eldeki göreve odaklanacaktır. Denediğinizde Başka bir yeni projeye girmek ve başlamak için herhangi bir bahane, (dosyalama gibi) heyecanlanmamanız gereken bir görevi yerine getirin. Eğer tüm malzemeleriniz (burada listelenir) ve tüm belgeleriniz tek bir yerde varsa, gerçekten bir mazeretiniz yok ama kazmak için.
- Daha kapsamlı olacaksın. Evinizin önünde bir süpürme yaparak, çamaşırhanede unutulmuş bir kâğıt yığını bulduğunuzda, birkaç hafta sonra görevi tekrarlamak zorunda kalmayacaksınız.
Belgeleri aramak için birkaç yer (bariz masa çekmeceleri, dosya dolapları ve posta kazıklarınız hariç):
- Oturma odası. Kağıtlar oturma odasına yığılma eğilimi gösterir, çünkü genellikle onlarla ne yapacağımıza dair bir fikrimiz yoktur. Bu yüzden her zaman, postalarımda ne yapacağımı bilmediğinizden emin olmalısınız.
- Çantalar Sırt çantaları, iş çantaları, el çantaları, spor çantaları ve valizler.
- Mutfak. Kağıt yığınları mutfakta biten bir yola sahiptir. Bunun nedeni mutfak, kapıdan geçerken sık sık gittiğimiz ilk yer.
Öyleyse, tüm evraklarınızı toplayın ve sonra ...
5 kazık oluşturabileceğiniz sert bir yüzey ile iyi bir nokta seçin. Bu mutfak masası, misafir odası yatağı ya da yeterince büyükse masanız olabilir. Yeterince büyük bir yüzeye sahip değilseniz, zemin de çalışır.
Çok fazla kağıda sahipseniz, kazıklarınız devrilebilir, daha sonra çöp kutuları veya hatta karton kutular kullanabilirsiniz. Bunları ayrı tutmak ve hataları önlemek için etiketleyin - yanlışlıkla geçen yılki vergi iadelerini "geri dönüşüm" kutusuna atmak gibi.
03 of 07
Kağıtlarınızı Beş Kategoriye Ayırın
Tüm makalelerinizi beş kategoriye ayırın. Fotoğraf / Getty Şimdi iş dünyasına inme zamanı. Her makaleye dokunup ona karar vermek zorunda kalacaksın.
Kural: Her bir kağıt parçası hakkında bir karar vermelisiniz . Bu 5 kategoriden birine girecek:
Eylem: Harekete geçmeniz ve sonra atmanız gereken belgeler. Bunları, aşağıda "Hanehalkı" olarak adlandırdığımız bir kategori ile karıştırmayın. Ev belgeleri kalıcı olarak dosyalanır, Eylem dosyaları bir kez kullanılıp atılır.
Örnekler: davetiyeler, park biletleri, randevu hatırlatıcıları, ev ödevi, faturalar vb.Arşiv: Asılması gereken belgeler veya belgeler, ancak yılda bir veya iki kereden fazla başvuruda bulunmanıza veya kullanmanıza gerek yoktur.
Örnekler: vergi beyannameleri, tıbbi kayıtlar, akademik kayıtlar, jüriye katıldığınızın kanıtı, tapu, kira sözleşmeleri vb.Hane: Bunlar evinizi (ve hayatınızı) koşturmak için kullandığınız kağıtlardır.
Örnekler: kuponlar, tarifler, kullanım kılavuzları, bu yılki vergiler için makbuzlar, yaklaşan seyahatler için belgeler, vb.Geri dönüşüm: Yukarıdaki kategorilerin hiçbirine girmeyen ve kişisel bilgi içermeyen kağıt ve belgeler.
Örnekler: Önemsiz posta, artık ilgilenmediğiniz bir seminerden çalışma sayfaları, gazeteler, dergiler, ihtiyacınız olmayan eski ev ödevi, zarflar vb.Shred: 1-3 arası kategorilere girmeyen ancak kişisel tanımlayıcı bilgiler içeren belgeler ve belgeler.
Örnek: Kredi kartı teklifleri, eski banka hesap özetleri, faturalar vb.
04/07
Declutter + Artık İhtiyacınız Olmayan Belgeleri ve Dosyaları Silme
dra_schwartz / Getty Images En büyük kazıklarınız geri dönüşüm olacak. İlk önce bunları geri dönüştürün - buradaki nesne, mümkün olan en kısa sürede uğraştığınız kağıt miktarını azaltmaktır.
Sonra, öğütücüyü parçalayın - bu, sizi adınızın ve adresinizin ötesinde tanımlayan her şeyi içermelidir.
Alternatif olarak, Konteynır Mağazasından Bu Muhafız Kişisel Bilgileriniz Rulo çok uygun fiyatlı ve öğütücünüzün sıkışmalarını hasta olanlar için çok pratik. Bu sayede kimlik bilgileriniz üzerinden damgalama yapabilir ve posta ve dokümanları imha etmek yerine kişisel bilgileri kullanarak geri dönüştürebilirsiniz.
Artık çöpü attığın için, şu sistemi ayarlamaya başlamanın zamanı geldi:
- Kullanımı kolay, bu yüzden onu kullanacaksınız ;
- Yaşam değişimlerini ve yeni projeleri barındırmaya yetecek kadar esnek; ve,
- Hızlı bir şeyler bulmanız gerektiğinde güvende bulabilirsin.
Buradaki güzellik, bu kategorileri evinize veya ofisinize giren ve çıkan kağıt miktarına bağlı olarak daha da azaltabilirsiniz.
05/07
Ev Dosyalama Sisteminiz İçin Bir Arşiv Dosyası Kurun
Carolyn Hebbard / Getty Images Arşiv dosyalarınıza hangi makalelerin girildiğine karar vermek oldukça kolaydır. Bunlar sahip olduğunuz en önemli makaleler. Size ve ailenize ait olduklarını, vergilerini ödediklerini, kendi ev ve arabalarını, kolejden mezun olduklarını, bir pasaport veya vizeyle ülkenizin dışına seyahat edebildiklerini kanıtlıyorlar. Bir işletme sahibiyseniz veya birden fazla mülke sahipseniz, bu dosya daha da büyük olacaktır.
Bu dosyada saklanacak temel bilgilerin listesi:
- vergisi beyannameleri
- tıbbi kayıtlar
- akademik kayıtlar
- jüri görevini yaptığın kanıt
- işler
- kiralamalar
- sözleşmeler
- pasaportlar
- çok güvenlik kartları
- çalışan kayıtları
- vaftiz sertifikaları
- hayat sigortası / emeklilik belgeleri
Bu kağıtları etiketli klasörlerdeki bir dosya kutusunda saklayın. Güvende tutmak için daha fazla "malzeme" edinmeye başladığınızda yanmaz bir kutu satın almayı düşünün.
Önceden kullandığınız dosyaları (genellikle yılda birkaç kez) saklayın. Bu alanı aşırı organize etme dürtüsüne direnin çünkü eğer çok spesifik olursanız, gerçekten, gerçekten onlara ihtiyaç duyduğunuzda bir şeyleri bulmayı zorlaştırır. Genel olarak, eğer Arşiv dosyanızın içine daldıysanız, gerçekten, gerçekten bu kağıda ihtiyacınız var, bu yüzden mümkün olduğunca kendinize kolaylık kazandırın.
İşte benim kategorilerim:
- Akademik
- araba
- İş
- mali
- Sağlık
- İD
- Sigorta
- Emlak
Onları alfabetik olarak düzenleyin, ancak ID dosyasını önceden saklayın. Bu doğum belgesi, pasaport, sosyal güvenlik kartı ve vaftiz sertifikası gibi şeyler var. Bu, evlilik belgenizi de saklamanız gereken yer.
Bu kağıtları saklamak için, 50 $ 'dan daha az olan bir Yüksek Güvenlikli Tapu Kutusu'nu dikkate almalısınız. Başka bir seçenek de Yüksek Güvenlikli Reçete Kutusu. Bu, tıbbi malzemeler için tasarlanmış, ancak birkaç korunmayan kağıdı kolayca tutabilir.
Kendi DIY'inizi kendi dosyanızı kurabilir veya FileSolutions Ev Dosyalama Sistemini kullanabilirsiniz.
* Bu dosyaları kaybederseniz, Kayıt Büroları, Kasaba / Şehir Görevlileri, Akademik Kurumlar, vb. Kopyalarını almak için çok daha fazla para ödersiniz, böylece 50 $ değerinde, akıllı bir yatırımdır.
06/07
Ev Dosyasını Düzenleyin
Sappington Todd / Getty Images Ev Dosyanızda saklamanız gereken şeylerin iyi bir kuralı: Gelecekte ihtiyaç duyabileceğiniz herhangi bir şey var, ancak şu anda Archive dosyanıza ait olmayan bir işlem yapmanız gerekmiyor. Bir örnek olarak kendi Ev Dosyanızı (Ev Kitabı olarak adlandırılır) kullanın, böylece bu dosyada neyin saklanacağını ve neyin saklanmayacağını daha iyi düşünün.
İlk olarak, bir dosya kutusu veya kutu yerine, bölümleri olan bir bağlayıcı oluşturdum ve daha sonra kuponlar ve hediye kartları gibi şeyleri saklamak için cepler oluşturdum. Bu bağlayıcıyı kullanabilir ve aşağıdaki bölümlere sahip olabilirsiniz:
- Kuponlar / groupons
- Hediye Kartları
- Yaklaşan geziler / seyahat belgeleri
- Gönderdiğim ve çekimi geri almak için beklediğim indirim
- Bir cihaz veya büyük bir mobilya parçası gibi büyük biletler için makbuzlar
- Tüm ödül kartlarınız için bir cebe sahip olun
- Üzerinde çalıştığınız yaklaşan projeler için notlar ve referans materyalleri
- Tarifler *
- Vergi makbuzları
- Araba / ev / kiracının sigorta poliçeleri
Muhtemelen bunların çoğunu bir Evernote hesabına tarayabilirsiniz , ancak sonra onlara ihtiyacınız olduğunda tekrar yazdırmanız gerekir, bu yüzden bu not defterine dosyalayın ve Ev Çalışmaları Kitabınız olarak adlandırın.
* Bir gün geri dönmek istediğiniz ancak yemek istemediğiniz tarifler için ayrı bir dosya tutun.
07/07
Bir Eylem Dosyasını Kur
Utamaru Kido / Getty Images Eylem dosyası, harekete geçip atmanız gereken kağıtlardır. Daimi olarak veya uzun bir süre (bir aydan fazla) dosyalanması gereken belgeler veya belgeler, muhtemelen Ev Dosyanıza aittir.
Eylem dosyaları:
- Bir kez kullanılacak ve sonra atılacak; veya,
- Harekete geçmeyi bekleyen dosyalar.
Bu kağıtları özellikle tutmak için bir kutu kullanın ve bu kutuyu öneriyoruz. Turuncu rengi seçin, çünkü bu gösterişli bir renk ve düşünce, haftada en az bir kez kutudan geçmenizi sağlayacak. Bu, aynı zamanda Postaları yönetmenize yardımcı olacak şekilde kutunuzda da olabilir.
Aşağıda, Action dosyanızda nelerin saklanacağına dair örnekler verilmiştir:
Gelen posta:
- Postada aldığınız her şey bu dosyaya gider
- Birinin eline aldığın ya da el çantanıza koyduğunuz herhangi bir kağıt parçası buraya gider.
Takvim öğeleri:
- Yaklaşan etkinlikler için davetiyeler ve onlarla birlikte gelen yol tarifleri veya yanıt kartları
- Faturalar ödemek ve daha sonra parçalamak veya geri dönüşüm
- İzin fişleri imzalamak için
- Randevu hatırlatıcıları
Ödeme yapılacak kalemler:
- Ödeme için park bileti
- Ödenecek fatura
Öğeler bekliyorum:
- Geri dönmeye karar vermeniz durumunda son satın aldığınız herhangi bir şeyin makbuzları. Örneğin, Amazon'dan bir paket alırsanız, ürünlerin tükenmediği ve geri göndermeniz gerektiğinde, bu kutudaki paketleme fişini atmış olursunuz. Aldığınız diğer paketler için Ditto.
- Beklediğiniz herhangi bir şeyin makbuzları. Örneğin, sigorta şirketinize bir fatura gönderdiyseniz ve geri ödemeyi bekliyorsanız, bu dosyaya girer. Bir şey döndürdüyseniz ve geri ödemenizin banka ekstrenizde veya kredi kartı faturamda görünmesini beklemeniz bekleniyorsa bu kutuya gider.
Bu dosyayı daha fazla kategoriye ayırabilirsiniz, ancak bu kutudaki her şeyi atmak ve haftada bir, iki veya üç kez bir kez daha geçmeniz daha kolaydır. Bu noktada, artık ihtiyacınız olmayan herhangi bir şeyi geri dönüştürebilir veya parçalayabilir, Arşiv veya Ev'e ait olan her şeyi dosyalayabilir ve yanıtlanması gereken her şeyi gerçekleştirebilirsiniz. Amaç, bu dosyayı olabildiğince küçük tutmaktır.
Ama hile, bu dosyayı en az haftada bir kez, tercihen daha sık geçirmelisiniz. Bu görevi Kişisel Haftalık Düzenleme Düzeninize eklemenizi şiddetle tavsiye ederim. Bu şekilde, haftada bir kez değil, nispeten az miktarda kağıt doldurup saklıyorsunuz.