Dokümanları Ne Kadar Tutmanın Hızlı Bir Kontrol Listesi + Shred
Kağıt bir acıdır ve ev dosyalama sistemini yönetmek bir sürtünme olabilir, ancak gerçekten ihtiyacınız olan bazı belgelere ihtiyaç duyduğunuzda asla bilmeniz gerekmez. Burada belgelerin ne kadar süre saklanacağına ve onlarla işiniz bittiğinde, hangi parçalara ayırmanız gerektiğine dair bir primer. Bu, uygulanabilir bir ev dosyalama sistemi oluşturmak ve sürdürmek için hızlı başvuru kılavuzu olarak hizmet etmelidir.
İlk olarak, aldığınız kağıt miktarını azaltmayı düşünün ve daha az parçalamak veya dosyalamak zorunda kalacaksınız.
Bu, gereksiz postalardan kurtulmak, e-faturalara kaydolmak ve el ilanları kabul etmemek, asla kullanamayacağınız kuponlar ya da gerçekten bilmediğinizde takılmanız gerektiği gibi hissettiğiniz diğer ephemera'lardan kurtulmak anlamına gelir.
Kağıt yığılmasında, onu biriktirebileceğinizi hissettiğiniz noktaya gerçekten uğraşıyorsanız, sizden ayrılma süreci boyunca size yol gösterebilecek profesyonellere ulaşın.
İkinci adım, yerinde iyi bir mail yönetim sistemi olduğundan emin olmaktır. Geldiğiniz postayı daha verimli bir şekilde yönetirseniz, daha az sıklıkla büyük bir dosyalama / parçalama / geri dönüşüm oturumu yapmanız gerekecektir.
Elektronik Dosyalama Sistemini Kurmak
Elektronik dosyalama sistemi kurarak kağıt dosyalama işleminizden kurtulmak size alan kazandırır ve kağıt karmaşasından kurtulacaktır. Bu bir kazanç. Günümüzde elektronik dosyalama sistemi çok anlam ifade ediyor. Başlamak için, bir tarayıcıya ve dosyalarınızı, bir bilgisayardaki veya buluttaki bir klasör sistemini ve harici bir sabit sürücüyü depolayacak bir yere ihtiyacınız vardır.
Farklı belge türleri için genel klasörler oluşturun (örnekler: hane, vergiler, otomatik, doğum belgeleri, vb.) Elektronik dosyalama sistemleri aranabildiğinden, belgeyi saklamakla çok hassas olmanıza gerek yoktur.
Ardından, her belgeyi tarayın ve içeriğe göre bir klasörde saklayın.
Önemli Belgelerin Kopyasını Saklamak
Süper önemli belgeleriniz için uzmanlar kopyaları tutmayı önerir.
Bu, bir kopyasını bulut depolama alanınızda ve diğeri sabit diskte tutmak anlamına gelebilir. Aynı zamanda elektronik dosyada bir kopyasını ve bir sabit kopyasını yanmaz bir kasada tutmak anlamına gelebilir.
Bu belgeleri sonsuza kadar sakla
Bu belgeler sonsuza dek saklanmalıdır:
Akademik Kayıtlar - Diplomalar, transkriptler ve iş başvurusu için gelecekte kullanılabilecek tüm portfolyo çalışmaları.
Evlat Edinme Bildirileri
Vaftiz Sertifikaları
Doğum sertifikaları
Ölüm Sertifikaları - Vergi amaçları için gerekli olabilir.
Sürücü Belgeleri
İstihdam Kayıtları - Herhangi bir madde, anlaşma, disiplin dosyası ve performans değerlendirmesi.
Evlilik Sertifikaları
Tıbbi kayıtlar
Askeri kayıtlar
Pasaportlar
Emeklilik ve Emeklilik Kayıtları
Sosyal Güvenlik Kartları
Wills
Daha Kısa Bir Süre İçin Tasarruf Edin
Aylık veya haftalık olarak sıkça dokunabileceğiniz bu dokümanlar:
Banka İfadeleri - 1 ay
Faturalar - herhangi bir vergi veya garanti için 1 yıl, diğer tüm faturalar ödendikten hemen sonra parçalanmalıdır.
Kredi Kartı Faturaları - Ödenen hemen sonra Shred.
Ev Geliştirme Makbuzları - Ev satılıncaya kadar devam edin.
Yatırım Kayıtları - hesabı kapattıktan veya güvenliği sattıktan 7 yıl sonra.
Kiralamalar - Taşınana ve depozitonuzu ev sahibinden aldığınıza kadar devam edin.
Paychecks / Pay Stubs - W- 2'nizi alana kadar 1 yıl
Satış Makbuzları - Garantinin ömrünü koruyun. Açıkçası, bu sadece cihazlar ve elektronik gibi büyük alımlar için geçerlidir. Ben genellikle yiyecek ve giyim gibi şeyler için makbuzları tutarım, bildiğim kadarıyla bir dönüş için makbuza ihtiyacım olmayacak.
Vergi Belgeleri - Dosyalama ve W-2'ler ve makbuzlar gibi tüm belgeleri içeren 7 yıl.
Araç Kayıtları - Tekne, araba veya motosiklet satılıncaya kadar devam edin.
Belgelerden Kurtulma
Parçalama belgeleri kimlik hırsızlığından korunmanın ana yoludur. (Kimlik hırsızlığından Kendinizi Nasıl Koruyacağınıza dair güvenlik uzmanı Jay Foley ile röportajımı okuyun). Ne parçalanacağını merak ediyor musun? Genel kural, aşağıdaki bilgilerin parçalanması gereken bir şeydir: hesap numaraları, doğum tarihleri, kızlık isimleri, şifreler, işaretler, imzalar ve sosyal güvenlik numaraları.
Yine, bunlar beyinsizdir.
İşte temeller:
Eğer belgeler hala "aktif" ise, referans için bunları tutmanız ve basit bir ev dosyalama sistemi kurmanız gerekir. Bu, dokümanları konuya göre dosyalamak ve artık kullanılmadıklarında imha etmek anlamına gelir.
Shred Hangi Belgeler
Bu belgelerle işiniz bittiyse ve artık onlara ihtiyacınız yoksa, işte parçalanacak olan şey (diğer her şey - kağıt işi gibi - sadece geri dönüştürebilirsiniz).
ATM makbuzları
Banka ekstresi
Doğum belgesi kopyaları
İptal edilen ve iptal edilen çekler
Kredi kartı faturaları
Kredi raporları
Sürücü belgesi (süresi doldu)
Herhangi bir tanımlama yapan iş belgeleri
Süresi dolmuş pasaport ve vizeler
Yatırımlar hesabı #
Yasal belgeler
Yatırım, mal ve mülkiyet işlemleri
İmzalı kalemler (kiralamalar, sözleşmeler, mektuplar)
Bagaj etiketleri
Tıbbi ve diş kayıtları
Sosyal Güvenlik Numaralı Bildiriler
Şifreler veya PIN numaraları
Ödemeli ödemeler
Ön onaylı kredi kartı uygulamaları
Hesap numaralarını, kredi kartı numaralarını veya diğer tanımlayıcı bilgileri kontrol eden makbuzlar
Vergi formları
Onları tanımlayan transkriptler
Seyahat güzergahları
Kullanılmış uçak biletleri
Faturalar (telefon, gaz, elektrik, su, kablolu TV, internet)
Bu belgeleri kontrol altında tutmak ve artık gerekli olmadığında parçalamak için esnek bir dosya sistemi kurulduğundan emin olun.
Tutmayı planladığınız her şey eyleme geçirilmeli, organize edilmeli ve dosyalanmalıdır. Ev dosyalama sistemimi seviyorum.