Görevlerinize Nasıl Öncelik Verilir?

Yani her şeyin halledilmesi için her gün var ve yapılacaklar listesi dolu - ilk, ikinci ve üçüncü ne yapacağını nasıl biliyorsun?

Hemen hemen herkesin yapacak çok fazla işi olduğunu ve yapacak çok az zamanı olduğunu hissediyorlar. Çoğunlukla, bu ezici duygu, görünen her şeyi bastırma görevlerine öncelik verememekten kaynaklanıyor. Yapılacaklar listenizin dakikalar geçtikçe daha fazla büyüdüğünü düşünüyorsanız ve nerede başlayacağınızı bile bilmiyorsanız, görevlerinizi nasıl tanımlayacağınızı, değerlendireceğinizi ve öncelik sırasını belirleyebilirsiniz.

1. Liste Yap

Yükümlülüklerinizi önem sırasına göre sıralamaya başlamadan önce, ihtiyacınız olan ya da gerçekleştirmek istediğiniz her şeyin kapsamlı bir listesini derlemek için zaman ayırın. Listenizi farklı görev türleri için bölümlere ayırın. Bu kategoriler şunları içerebilir:

Günlük veya Haftalık Görevler

Bunlar kişisel ( yemek planlama ve market alışverişi ) veya iş ile ilgili (haftalık takım toplantısı) olağan "to-dos" dir. Günlük bir rutini takip ediyorsanız, bu görevlere aşina olacaksınız; Eğer yapmazsanız, bu bir tane oluşturmak için iyi bir zamandır. Ekledikleriniz değişiklik gösterebilir - bazı kişiler e-postalarını kontrol etmek veya yiyecek satın almak için kendilerini hatırlatmaya gerek duymayacaktır, ancak diğerleri belirli zamanlarda veya belirli günlerde belirli eylemleri gerçekleştirmek için yapılandırılmış hatırlatıcıları takdir edecektir.

Son Tarihler ile Görevler

Bunlar açıkça belli bir tarihte yapılmalı ve önceden hazırlık gerektirir. Örnekler, üç hafta içinde veya şu andan itibaren altı ay boyunca planladığınız bir partiden kaynaklanacak bir okul gazetesi olabilir.

Bu tür görevler (genellikle projeler olarak adlandırılır) daha sonra küçük parçalara ayrılabilir - örneğin, “kağıt yazmak”, ilgili kitapları okumak, notlarınızı düzenlemek, ana hatlarını yazmak, ilk taslağı yazmak, vb. üzerinde.

Yinelenen Görevler

Bunlar günlük ya da haftalık sıklıkta gerçekleşmez, ama aynı zamanda tek seferlik projeler değildir.

Yinelenen görevler, dişhekimi randevularını veya üç aylık vergilerinizi içerebilir.

Kendine Güdülenmiş, Gerekli Görevler

Bunlar yapman gerektiğini bildiğin görevler ya da projeler, ama kimse seni yapmayacak. Nadiren, eğer yerleşik bir zaman sınırı var. Küçük işletme web sitenizi iyileştirmeyi veya yeni bir birincil bakım sağlayıcısı bulmayı düşünün.

Kendine Güdülenmiş, Gerekli Olmayan Görevler

Bunlar, daha açık bir şekilde gerekli olan görevler onları dışarıda bıraktıkça, yol kenarında düşme eğiliminde olan daha keyifli aktivitelerdir. Zevk için ya da hobiler üzerinde çalışmak için düşünün.

Birgün Görevler

Bu görevler, yapılacaklar listenizin ya da aklınızın arkasına takılır, ancak genellikle kısa bir süre içinde ya da hiç yapılmaz. Örnek: radyatörlerinizi boyayın.

2. Listenizi Düzenleyin

Her şeyi listeledikten sonra, önce ne yapacağınızı ve programınızı düzenleyebileceğinizi öğrenebilirsiniz. (Bunu fiziksel olarak nasıl yaparsınız - bir kağıda, bir planlayıcıya , bir uygulamaya, çevrimiçi takvime veya başka bir şekilde - sizin için ve sizin için kullanacağınız bir yöntemi seçtiğinizden daha az önem taşır.) İşte bazı kriterler. düşünmek için:

Acil veya önemli

Tüm görevler dört kategoriden birine ayrılabilir. Acil ve önemli görevler öncelikle mümkün olan en kısa sürede yapılmalıdır; mümkünse acil ama önemli olmayan görevler verilebilir, ancak eğer değilse, programınız açıldığında onları yerleştirmek için yeterli esneklik ve fazladan zaman içermelidir; önemli değil, acil görevler önceden planlanmalı, bu yüzden acil olmayacaklar; Ne önemli ne de acil olan görevler potansiyel olarak ortadan kaldırılabilir, ancak bu türden zevk alırsanız, daha fazla zorlayıcı yükümlülüklerle kalabalıklaşmayacakları için programınızda çalışılmalıdır.

Değeri değerlendir

Bir görevin değerini çeşitli şekillerde yargılayabilirsiniz. Birisi başkalarının etkilenip etkilenmediği ve bu insanların sizin için ne kadar önemli olup olmadığı (patronunuzun onayı ve size bağımlı olan çocukların refahı, sizin de kabul ettiğin bir grup yabancıdan daha önemli olmaktır) Bir buluşmaya katılmak için.) Uzun vadede ödeme yaptığınızı gördüğünüz ya da sadece ödüllendirici bulduğunuz görevlere de yüksek bir değer atayabilirsiniz.

Önceliklendirme görevlerini okurken karşılaşacağınız bir referans 80-20 kuralı ya da Pareto Prensibi'dir, bu da etkilerin% 80'inin nedenlerin% 20'sinden kaynaklandığını belirtmektedir. Bu sizin için doğru olabilir ya da olmayabilir, ancak aslında ne zaman harcadığınızı ve hangi çabalarınızın para harcadığını belirlemek için iyi bir hatırlatmadır.

Zamanlama ve Esneklik

İşleyen bir program değişikliklere izin verir ve zaman kısıtlamalarını tanır. Günlerinizi önceliklendirirken ve planlarken gerçekçi olun. Şüpheye düştüğünüzde, belirli bir görevin ne kadar zaman alacağını tahmin edin.

Eğer iki görev aynı anda gerekiyorsa, hangisinin başlangıçta en iyi çalıştığınıza bağlı olarak seçim yapılması. Bazı insanlar, daha karmaşık olana konsantre olma yolunda daha basit bir görev almayı tercih ederler; Diğerleri, daha önce daha zor bir göreve başlarlarsa, güvende hissederler ve devam etmeden önce bazılarını ya da tümünü yaparlar. Bir işe ya da projeye, bir sonraki aşamaya geçmeden önce baştan sona geçmenize gerek olmadığını unutmayın - tabii ki, bu şekilde çalışmanın verimliliğinizi artırdığını görmüyorsanız.

Günlük zorunlu görevlerinizi en fazla üç ile sınırlayın. Gün ayrıca daha rutin veya daha az önem taşıyan veya daha az önem taşıyan daha küçük görevleri de içerebilir, ancak büyük görevlere yüklenmek muhtemelen strese ve hayal kırıklığına yol açacaktır.

Önceliklerin değişebileceğini unutmayın - patronunuzun şu anda bir şey yapması gerekiyorsa, bir önceki önceliğiniz muhtemelen ikinciye çarpacaktır. Esnekliğe izin vermek için programınıza daha fazla zaman ayırmanın daha fazla nedeni budur.

3. Toplu Görevler

Yığınlama görevleri, her zaman, her zaman yaptığı görevleri yerine getirmenin en etkili ve etkili yollarından biridir. Toplu iş yapmak, başka bir şeye geçmeden önce, aynı görevde tekrar tekrar çalışmanız anlamına gelir. İlk adım, tekrar tekrar yaptığınız görevleri tanımlamak ve ardından takip edebilecekleri basit bir iş akışı oluşturmaktır. Daha sonra, o iş akışını kullanarak bu görevleri aynı anda ele alırsınız.

Yığınlama, verimliliği ve üretkenliği artırmak için "partiler halinde" benzer kaynak gerektiren benzer görevleri tamamlamayı gerektirir.

• Tüm faturalarınızı aynı anda öde
• Postanızın tamamını haftada bir açın ve her gün toplanmasına izin vermemek yerine bir daha harekete geçin.

Batching, aynı görevi tekrarlayan bir oluğa girmenize izin verir, böylece talimatları anlamanız için zaman harcamanıza veya ne yapmanız gerektiğine gerek kalmaz.

4. Görevleri Ortadan Kaldır

Tüm görevlerinizi listeledikten ve bunları en önemsizden en azına sıraladıktan sonra, listenin en altında hangi görevlerin yapıldığı anlaşılacaktır. Bunlar bazen başkasına devredilebilir, ancak bu mümkün değilse, onlar için zaman planlamak ya da onları ortadan kaldırmak için karar vermek zorundasınız.

Listenizde yapmak zorunda olmadığınız ya da yapmak istemediğiniz görevler olabilir, ancak bir noktada eklemek için baskı hissettiniz (spor salonuna gidin, kitap kulübüne gidin.) Bunlar tamamen ortadan kaldırılabilir.

Son olarak, yapmanız gereken çok şey var - herşeyi yapamazsanız, iş yükünüzü, öncelik sırasına göre biraz daha fazla uygulamaya ihtiyaç duyup duymadığınızı veya bir başkasına yapmaya devam edip edemeyeceğinize karar vermeniz gerekip gerekmediğini belirlemek için değerlendirin. belli bir görev.