Sık toplantı yapan bir şirkette çalışıyor musunuz? Ne yapman gerektiğini ve bu toplantılarda doğru davranış olarak düşünülen şeyin ne olduğunu merak ediyor musun? Toplantılara katılmaktan korkuyorsunuz, çünkü konumunuzu veya ilerlemenizi tehlikeye atacak sahte bir pas vermekten korkuyorsunuz?
Tipik olarak, yöneticiler, ekip liderleri veya şirket yöneticileri, ihtiyaç duyduklarında iş toplantıları başlatma hakkını saklı tutarlar.
Düzenli olarak planlanmış etkinlikler olup olmadıkları veya belirli bir amaç için çağrılmaları isteniyorsa, katılımda bulunan herkes uygun iş görgü kurallarına uymalıdır.
lider
Toplantıdan önce, her şeyin organize olması önemlidir, böylece kimsenin değerli zamanını boşa harcamazsınız. Mümkün olduğunca sorunsuz ve programlı çalışmasını istiyoruz, ancak yine de sorularınız ve geri bildiriminiz için zaman ayırın. Anahtar, ilgili herkese saygı göstermektir.
Önerilen bazı kurallar şunlardır:
- Mantıklı bir diziyle ve gerçekçi zamanlarla yazılı bir gündeminiz olsun. Zaman ve kaynak izin verirse, katılacak herkese kopyalar gönderin.
- Potansiyel katılımcılara, konum, başlangıç zamanı, neyin getirileceği ve bitiş zamanı dahil olmak üzere mümkün olduğunca toplantı hakkında birçok ayrıntı içeren bir davetiye gönderin.
- Arkadaşça bir karşılama ile başlayın ve soru sormanın ne zaman uygun olduğunu herkesin bilmesini sağlayın.
- Podyumda veya odanın önünde su bulundurun ve konular arasında ya da başka biri konuştuğunda onu yudumlayın.
- Konuşma metninizi yazmanıza gerek yok, ama notlarınızda en azından madde işaretine sahip olmalısınız. Bunu yapmamak, bir konudan diğerine atlamanıza ve söyleyeceğiniz şeyin kaydını kaybetmenize neden olabilir. Bu, zaman kaybetmenize ve toplantıyı merak eden katılımcıları terk etmenize neden olabilir.
- Katılımcılarınızın vücut dilinin farkında olun. İnsanların ilgi alanını kaybettiğini görürseniz, bilgileri tekrar etmediğinizden veya ilgili olmayan bir şey için çok fazla zaman harcadığınızdan emin olmak için kendinizi duraklatın ve kontrol edin.
- Toplantıyı ilginç tutmak için birkaç anektod var. Bununla birlikte, cinsiyetçiliğe, ırkçılığa veya başkalarına zarar verebilecek başka bir şeye de işaret eden uygunsuz şakalar yapmaktan kaçının.
- Asla başkalarının fikirlerini çalmayın ve kendinizinkini arayın. Her zaman fikir ve başarılı görevler için başkalarına kredi verin.
- Biraz hareket etmemekle birlikte, odanın önünden öne ve arkaya doğru ilerlemeyin. Bu sizi gergin gösteriyor.
- Soru ve cevap süresi boyunca, cevaplamadan önce soran kişi bitene kadar sessiz kalınız. Soruyu anlamadıysanız, ona tekrar etmesini veya sorgulamayı daha fazla açıklamasını isteyin.
- Birisi kızgın veya saldırgan görünürse, soğukkanlılığınızı koruyun ve daha sonra bu konuyu sizinle tartışmasını isteyin.
- Mümkünse toplantıyı erken bitirin. Katılımda olanların dikkatini kaybetmekten daha kısa olması daha iyidir.
Katılımcılar
Koşullara izin verilmediği sürece toplantıya çağrılan herkes katılmalıdır. Toplantı hakkında önceden bilgi sahibi olursanız, ilgilenen herhangi bir denetçiye saygı göstermek için kişisel bakımınızı yaparak ekstra zaman ayırmayı düşünün.
İş seviyesi için uygun şekilde giyin .
Görüşme önerileri:
- Onay mesajı göndermeniz istenirse , toplantıya takviminize girer girmez yapın .
- Zamanında görün . Mümkünse birkaç dakika erken alın.
- Cep telefonunuzu kontrol edin ve sessiz ya da kapalı olduğundan emin olun. Lider, belirli bir kişi için sizi sormadığı sürece, toplantı sırasında asla metin mesajları göndermemelisiniz.
- İkramlar servis edilirse, bir içecek kabul edilebilir. Ancak, herkes yemek yemedikçe, toplantı bitene kadar bir şeyler atıştırmak için bekleyin.
- Bu bir öğle yemeği toplantısıysa, yemeğinizi masaya getirin ve mümkün olduğunca sessizce ve kendinize dikkat etmeden yiyin.
- Diğer katılımcılarla sohbet etmeyin veya not almayın . Bu çok yıkıcıdır ve tartışılan konuya yakından dikkat etmek için işinizi ciddiye almayacağınız izlenimini verebilir.
- Eğer çağırırsanız, mümkün olduğunca doğrudan cevap verin. Cevabı bilmiyorsanız, özür dileyin ve dürüst olun. Hiçbir cevap yanlış olandan daha iyi değildir.
- Toplantıdan sonra konuşmacıya teşekkür ederim.
- Toplantı odasına gerekenden daha uzun süre oyalanmayın. Dışarıda asılı kalmak sizi boş görünecek ve patronun görevlerini yapmak için toplantıyı kullandığınızı düşünmesini istemiyorsunuz.
Bir restoranda buluşmalar
Bazen bir öğle yemeği toplantısı çağrılır ve bir restoranda yapılabilir. Bu ofis dışında olsa bile, hala işte olduğunuzu unutmayın.
Restoran toplantıları için ek toplantı ipuçları:
- Masa tutkunlarını asla unutma.
- Yemek zamanı aksiliklerini zarafetle ve iyi davranışlarla idare et.
- Uygun gereçler kullanın. Her çatalın hangi çatal ile gittiğinden şüphe ederseniz, toplantıya liderlik eden kişiyi takip edin.
- Açık büfe bir restorandaysanız, kendinize yardımcı olması için uygun davranışları öğrenin.
- Parmak yiyen yiyecekleri yerken doğru kurallara uyun.