Günlük işimde, çoğunlukla kar amacı gütmeyen kuruluşlar için iletişimde çalışıyorum. Yaptığım çalışmanın bir kısmı, hem iç hem de dış iletişim için bir stratejimiz olmasını sağlamayı içeriyor. Bu aynı zamanda mevcut organizasyonumun önümüzdeki altı ayda yapmayı planladığı bir ofis hamlesi için bir plan geliştirmeyi de içeriyor.
Bir ofiste planlama yapmak için çok fazla adım olduğunu düşünürken, iletişimi bile düşünmek için zamanınız olmadığından, hem çalışanları hem de müşterileri farkında tutacak sağlam bir strateji oluşturmak için bir iki gün ayırmanız gerekir. yaklaşan değişikliklerin
Çalışmadan doğrudan etkilendikleri için çalışanlarla başlayalım.
İç İletişim, Bu Önemli Mesajları Dahil Etmelidir:
- Net bir zaman çizelgesi: hareketin tüm önemli adımlarını listelediğinizden emin olun, böylece herkes ne zaman ve ne zaman bekleyeceğini bilir.
- Paketleme talimatları: personele, hareket için ofislerini veya kabinlerini nasıl paketleyeceğine dair talimatlar verin. Bu, ambalaj malzemelerinin nereden alınacağını, ambalajlamadan ve son teslim tarihlerinden sorumlu olanları içermelidir.
- Herhangi bir ofis kapağının ileri uyarısı : Hareket halindeyken, ofis malzemelerini ve mobilyaların son ambalajlanmasını ve taşınmasını sağlamak için ofisi kapatmanız gerekebilir. Çalışanlarınızın bu tarihlerden haberdar olduğundan ve işin hareket halindeyken nasıl ve nasıl devam edeceğinden ve bunun iş planını ve iş yükünü nasıl etkileyeceğinden emin olun.
- Yeni ofis planı: Personel yeni alanın nasıl görüneceğini ve ofislerin nasıl kurulacağını erken öğrenmek isteyecek. Onlar hala kendi alanlarına mı sahip olacaklar yoksa şu anda bir kabin veya açık kat planında mı olacaklar? Çalışanların çalışma alanlarının nasıl değişebileceği konusunda bilgilendirmek için bir yol oluşturduğunuzdan emin olun.
- Yeni konum, park yeri ve işe gidip gelme seçenekleri: Yeni alana ihtiyaç duydukları tüm bilgileri, yeni mekana ulaşım hazırlayabilmeleri için yeni konum hakkında sağlayın.
Tüm önemli mesajları belirledikten sonra, bu mesajları en iyi nasıl sunacağınızı belirlemeniz gerekir. Kullandığınız yöntem, mesajın türüne göre kararlaştırılmalıdır.
Örneğin, zaman çizelgesi şirket intranetiniz aracılığıyla kolayca teslim edilebilir; soruların sorulması ve cevaplanması için ofis kapanışları en iyi personel toplantısında sunulabilir.
Görevlilere Görev Verme Yolları:
- Intranet: intranete sahip olan şirketler veya kuruluşlar için bu, çoğu mesaj için genellikle en iyi platformdur. Tüm çalışanlara ulaşan dosyalara ve bilgilere kolay güncellemeler sağlar.
- Şahsen toplantılar: mesaj ne olursa olsun, personel toplantıları duyurular yapmak ve personele tam bir tartışma fırsatı vermek için iyi bir yerdir. Bilgilerin nasıl iletileceğini incelemek için toplantı saatini de kullanabilirsiniz; böylece personel, bilgilendirilmelerini bileceklerini bilir.
- E-posta: e-posta kolayken, bilgi aktarmanın en iyi yolu değildir. İnsanların bilgiye ihtiyaç duyduklarında bu bilgiyi bulamayacakları pek çok e-posta göndermek istemezsiniz. E-postayı kullanırsanız, yalnızca insanların bilgileri nereden alabileceklerini bildirmek için kullandığınızdan emin olun.
- Ortak klasörler : Bir intranetiniz yoksa, herkesin erişebileceği bir ağ sürücüsünde ortak bir klasör oluşturmak, kişilerin erişmesini istediğiniz bilgileri depolamanın en iyi yoludur.
- Bülten tahtası: Bilginin yayınlandığı fiziksel bir alan, yapılacak çok şey var. İnsanlar sadece sık sık kontrol edemez, aynı zamanda insanların endişelerini toplayıp tartışabilecekleri bir yer sağlar.