İşletmenizi hareket ettirmeniz gerekiyorsa, nasıl paketleneceğini ve taşınacağını planlamaya başlamak için en doğru yer burası. Başarılı bir hareketin anahtarı, ofis personelinin geri kalanını motive etmeye ve koordine etmeye yardımcı olabilecek bazı ittifaklar inşa etmektir.
Hareket Planla
Hareketinizin tüm gerekli aşamalarına izin verecek bir zaman çizelgesi oluşturun. Bunu mümkün olduğunca emin olmak için, hareket eden ekibinizin geri kalanıyla veya yöneticiler ve denetçilerle tartışmanız gerekecektir.
Küçük bir ofis için, orta büyüklükte bir ofis için en az üç ay, en az altı ila sekiz ay gerekir. Anahtar mümkün olduğu kadar erken başlamaktır.
Bir sonraki adım, yeni alandaki tüm bilgileri toplamaktır. Yeni ofis yerleşimini belirlemek için, elektrik prizleri, depolama alanı vb. Gibi kilit bileşenleri tanımlayabilmeniz ve en önemlisi de planları planlamaya çalışın. Aynı zamanda mevcut alanınız için genel bir yerleşim planına sahip olmak iyi bir fikirdir, böylece ikisini karşılaştırabilirsiniz; Mevcut ofisteki çalışmayan alanlar varsa, bunları yeni alanınızda çözülebilecek şekilde belirleyin.
Ayrıca, daha küçük bir alım alanı veya daha az depolama alanı veya daha fazla hücre veya geçici duvar gerektirebilecek daha geniş bir açık alan gibi yeni alanla ilgili olası sorunların bir listesini yapın. Duvarların inşa edilmesi veya boyanması gerekiyorsa, marangozları veya boyacıları kiralamak gerekebilir.
Yeni alan elde edildiğinde ele alınabilir, ancak harekete geçmeden önce ek inşaat veya kozmetik değişikliklerin tamamlanmasının gerekmediğinden emin olun.
Takımını Topla
Orta ve büyük ölçekli ofisler için, kendi bölümlerini koordine etmek için her bölümden veya bölümden birisini atayın (veya gönüllü isteyin).
Her bir çalışanın masa, dosya ve kişisel eşyalarını paketleme sorumluluğunu almasını sağlayacak departman amiri veya müdürüne atanabilir. Daha küçük ofisler için kendi başınıza olabilirsiniz. Öyleyse, hareketi koordine etmede yardımcı olabilecek birkaç önemli kişiyi belirleyin.
Ekibiniz aynı zamanda güncel sorunları eski mekanla özdeşleştirmeye ve yeni ofis için olası çözümler sağlamaya da yardımcı olabilir. Diğer bakış açılarını birleştirmek ve bazıları değişim hakkında oldukça heyecanlı değilse, hareket konusunda fikir birliğine varmak için harika bir yoldur.
Düzenli Toplantılar Yapın
Programınızda düzenli toplantılar yapın ve çalışanlara toplantı ayrıntılarını bildirmelerini ve herkesin ofislerini veya çalışma alanlarını toplamak için ne yapmaları gerektiğini bilmelerini sağlayın. Herkesi herhangi bir endişe veya endişeyi sınırlamak için bilgilendirmek önemlidir; Özellikle kararlar iletilmezse, hareket eden herkes için streslidir.
Bütçenizi Belirleyin
Hareketiniz için belirli bir bütçe tutarınız varsa, taşıma işlemini gerçekleştirmeden önce veya ilk kutuyu paketlemeden önce maliyetleri tespit etmek önemlidir.
Görevleri Ata
Hareketli komitenizin tamamlanması gereken bir görev listesi oluşturmasını ve zaman çizelgesine / programa eklendiklerinden emin olunuz.
Telefon hattı yükleyicileri veya bilgisayar ağı uzmanları gibi özel servis sağlayıcıları gerekebilir. Her departman müdürüne veya amirine bölgelerinden neyin gerekli olduğunu sorun. Resepsiyon alanı, lobi ve depolama alanları gibi ortak alanların kapalı olduğundan emin olun.
En kritik görevlerden biri , taşımacıları işe almak . Ofis hareketlerinde uzmanlaşan hareketli şirketler var. Araştırmanızı yaptığınızdan, doğru soruları sorduğunuzdan ve hareketinizi değerlendirmek için şirketinizin ofisinize gelmesini sağlayın. Herhangi bir hane hareketi gibi, şirketin güvenilir olduğundan ve maliyet için en iyi hizmeti aldığınızdan emin olmanız gerekir. Bu görev, her biri belirli şirketleri arayarak ve ardından notları karşılaştırarak birkaç kişiye verilebilir. Mümkün olan en iyi fiyatı aldığınızdan emin olmak için erken başlayın.
Kişi Listesi Yap
Hem tedarikçiler hem de müşterilerle iş yaptığınız herkesin, hareket ettiğinizi bildiğinden emin olmanız gerekir.
Bu görevi denetlemek için bir kişiye atamak iyi bir fikirdir. Müşterilere ve müşterilere bildirimde bulunduğunuz yerlerin çevresinde belirli iletişimler ve hareket halindeyken işletmenin nasıl işleyeceği gerekir. Bu tür bilgiler, müşterilerinizin hizmetleriniz için başka yere gitmemesini sağlamak için gereklidir.